Mai come ora le email devono arrivare a destinazione, specie se contengono informazioni importanti sul Corona Virus. Ecco come aumentare la deliverability con TurboSMTP
Corona Virus ed e-Mail di medici di famiglia che non arrivano a destinazione
In un periodo come questo è ancora più importante che le e-mail arrivino nella casella di posta del destinatario. Ecco come potenziare la deliverability e tenere traccia degli invii.
“Perse email medici famiglia, Regione indaga”: è questo il titolo del lancio Ansa di stamattina, 14 aprile 2020, ripreso in tempo zero da numerose testate web, radio e tv. Ma cosa è successo esattamente con le e-mail dei medici di base di Torino? In sintesi, molte comunicazioni dei medici di famiglia dell’Asl Città di Torino indirizzate ai Servizi di igiene non sono mai arrivate. Si tratta di email relative a pazienti con sintomi riconducibili al Corona Virus e contenenti quindi la relativa richiesta di test diagnostico specifico. Nonostante fosse importantissimo che queste e-mail arrivassero a destinazione, i messaggi sono andati persi. Non sono mai arrivati.
Il problema risiederebbe, sempre stando alla notizia diramata dall’Ansa, nello “straordinario flusso di e-mail”. In altre parole, la casella e-mail del destinatario ha rivelato una capienza insufficiente e di conseguenza ha rifiutato le comunicazioni in entrata in eccesso rispetto alle sue capacità. La soluzione adottata al momento consiste nella suddivisione su più caselle e-mail dei messaggi destinati all’indirizzo dalla capienza insufficiente. Questo però è un intervento “tampone” e non esclude che si ripeta la stessa situazione di e-mail importantissime mai arrivate a destinazione.
Abbiamo preso in analisi il caso di Torino perché la notizia è di oggi. Ma in questo periodo di pandemia di Covid-19 è più importante che mai che le e-mail arrivino rapidamente a destinazione. Tanto più se contengono informazioni significative come la richiesta di test diagnostici per persone portatrici di sintomi assimilabili al Corona Virus.
Deliverabilty e server SMTP: l’arte delle e-mail che arrivano a destinazione
Il recapito delle e-mail nelle caselle di posta prende il nome di deliverability, letteralmente “recapitabilità”, e fa riferimento al fatto che le e-mail raggiungano effettivamente la posta in arrivo del destinatario, senza incontrare ostacoli da parte di filtri e blocchi impostati tanto da provider e filtri antispam, quanto dai singoli utenti.
Oltre a non arrivare del tutto, infatti, le e-mail potrebbero finire nello spam o essere rifiutate dai server a causa di un mancato riconoscimento dell’SMTP. Questo accade perché i server SMTP forniti dai provider standard non sono considerati attendibili in quanto si rifanno a IP casuali che in alcuni casi sono addirittura blacklistati (inseriti cioè in una “lista nera” perché considerati non sicuri). E non è tutto.
Le impostazioni SMTP – quelle relative alla posta in uscita – possono cambiare quando si utilizzano connessioni differenti come Wi-fi, Umts/Edge ecc. La cosa peggiore è che con un servizio di posta elettronica tradizionale non potremo mai sapere se i nostri messaggi in uscita hanno incontrato qualche problema nella consegna e, in caso, quale problema.
Un server professionale per aumentare la deliverability
Una soluzione definitiva a problemi come questi è l’adozione di un server professionale come TurboSMTP. Grazie a server sicuri e affidabili localizzati in Italia e in Unione Europa, TurboSMTP migliora da subito la deliverability delle e-email. Inoltre il servizio offre una reportistica dettagliata in tempo reale per monitorare quali e-mail siano giunte effettivamente a destinazione e quali invece abbiano registrato un bounce, sono state cioè rifiutate dal server di posta del destinatario per diversi motivi.
Negli anni abbiamo instaurato rapporti solidi con i provider di posta e monitoriamo costantemente le black-list per fare in modo che i nostri server siano sempre puliti e sicuri. Questo fa sì che tutti gli altri server riconoscano come sicure le nostre e-mail recapitandole direttamente nella posta in arrivo del destinatario.
Un ulteriore vantaggio di un servizio professionale come TurboSMTP è che i parametri devono essere impostati una sola volta nel client o nel programma di posta elettronica. Da lì in avanti i parametri restano validi per qualsiasi connessione a cui ci appoggiamo e per qualsiasi dispositivo utilizzato per inviare le e-mail, che sia il nostro pc fisso o lo smartphone.
Come accaduto a Torino, succede di frequente che i server SMTP standard risultino sovraccarichi. Questo causa ritardi o errori nel recapito delle e-mail.
Un servizio professionale come TurboSMTP consente di consegnare le mail velocemente e permette inoltre di tenere traccia degli invii. Con la reportistica in tempo reale è possibile sapere quali messaggi sono stati recapitati correttamente e quali no; in quest’ultimo caso è possibile conoscere la causa esatta del mancato recapito delle e-mail.